Assistant(e) – Bretagne

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Finalité du poste

Rattaché(e) au Médecin directeur, vous assurez la gestion du centre de prévention 

Vos missions

Missions Générales

 Assurer le bon déroulement des activités du centre de prévention par un travail de support administratif, de prise de rendez-vous et d’accueil des bénéficiaires et/ou de gestion des parcours réalisés pour les institutions partenaires.

Co-organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

 

L’Assistante est sous l’autorité hiérarchique directe du médecin-directeur

 

 

Accueil et Accompagnement

  • Accueil des personnes se présentant à leur rendez-vous pour le parcours de prévention ou pour les ateliers et accueil téléphonique.
  • Accompagnement de la personne dans la saisie informatique des réponses à l’auto-questionnaire informatisé ou non.
  • Information de la personne pour toutes précisions sur le déroulement du parcours.
  • Planification des rendez-vous/ateliers et gestion du planning des professionnels de l’antenne du Finistère
  • Prise de rendez-vous en fonction des engagements de l’institution
  • Rappel de la personne pour la prise de rendez-vous (maximum 4 à 5 semaines après réception du coupon) et explications détaillées sur le parcours de prévention.
  • Envoi de la confirmation du rendez-vous et des codes pour l’auto-questionnaire.
  • Planification des manifestations organisées à l’extérieur du centre.
  • Organiser les plannings des bilans individuels et des actions collectives du centre en lien avec l’assistante de direction.
  • Réceptionner et traiter les demandes d’inscriptions aux ateliers et conférences ;
  • Planifier les créneaux des activités et gérer les plannings des professionnels du centre ;
  • Organiser la mise en œuvre logistique des actions (mise à disposition du matériel…) ;
  • Enregistrer les règlements éventuels des bénéficiaires des actions collectives.

Suivi des activités du Centre

  • Suivi des activités du Centre en lien avec l’Assistante de direction.
  • Coordonner et gérer l’information du centre (centraliser, diffuser et archiver) ;
  • Impression des courriers de compte rendu et envoi aux bénéficiaires
  • MAJ des affichages réglementaires
  • Gestion des stocks et commandes : fournitures administratives, médicales…
  • Maintenance, Gestion des problèmes, en lien avec les partenaires.
Votre profil

Vous êtes titulaire d’un BAC secrétariat minimum et disposez d’une expérience minimum de 4/5 ans dans une activité similaire et d’une expérience en accueil de public.

Un BTS assistant de direction est souhaité

Savoir-faire et savoir-être

 

Compétences techniques (savoir-faire) :

  • Comprendre les enjeux de l’activité ;
  • Avoir de solides capacités rédactionnelles ;
  • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques dont les outils collaboratifs ;
  • Avoir le sens de l’anticipation et de l’initiative ;
  • Autonomie dans son poste
  • Avoir de fortes capacités d’organisation, de rigueur et de méthode.

 Compétences comportementales (savoir-être) :

  • Sens des relations humaines ;
  • Réactivité ;
  • Disponibilité par rapport aux membres de l’équipe ;
  • Polyvalence et agilité.
  • Respect du secret professionnel (discrétion en dehors de son lieu de travail et après une rupture éventuelle du contrat de travail)
En résumé

Type de contrat : CDI

Date : Février 2021


Déplacements : départementaux


Contact : Sandrine Montmitonnet - Assistante de Direction

Qui sommes-nous
Qui sommes-nous

Le centre de prévention est une association de Loi 1901 portée par des institutions de retraite complémentaire, dont l’objectif est de proposer une offre conseil et d’orientation en matière de prévention, d’accompagnement et d’éducation à la santé, aux retraités et aux cotisants âgés de 50 ans et plus, ainsi qu’à leur conjoint.

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