Hôte(sse) d’accueil – Rennes (35)

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Finalité du poste

Contribuer au parcours de prévention, dans sa dimension d’accueil physique et téléphonique.
Assurer le bon déroulement des activités du centre de prévention par un travail de support administratif, de prise de rendez-vous et d’accueil des bénéficiaires.

Vos missions

L’hôte(sse) d’accueil est sous l’autorité hiérarchique directe du médecin-directeur.

Missions principales

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES PERSONNES

  • Animer l’accueil physique : organisation de l’espace, réception, écoute des demandes et information sur le déroulement du parcours
  • Accueillir les bénéficiaires se présentant à leur rendez-vous pour le parcours de prévention ou pour les ateliers
  • Contrôler les accès et la circulation des personnes
  • Gérer l’accueil téléphonique (standard téléphonique : mise en attente, transfert de ligne, renseignements et prise de messages).
  • Accompagner les bénéficiaires dans la prise en main des outils numériques, (prise de rendez-vous à distance et saisie informatique des réponses de l’auto-questionnaire) ainsi que leur apporter toutes les précisions sur le déroulement du parcours.

 

GESTION DES RENDEZ-VOUS DES BENEFICIAIRES

  • Traiter les coupons reçus via le courrier et le site Internet ;
  • Créer les dossiers administratifs des bénéficiaires ;
  • Contacter les bénéficiaires et leur proposer des rendez-vous téléphoniques dans les plus brefs délais ;
  • Confirmer les rendez-vous, communiquer les informations et les documents préparatoires ;
  • Participer à la gestion des inscriptions des actions collectives (prises de rendez-vous et inscriptions sur le planning, enregistrement des règlements des bénéficiaires).

 

SUIVI DES ACTIVITES DU CENTRE ET REPORTING

  • Renseigner les outils internes pour le suivi quotidien des activités du centre (tableaux de bord) : bilans réalisés, annulés, restant à effectuer, coupon en attente… ;
  • Actualiser les informations mises à disposition du public.

 

MIssions complémentaires

  • Préparation du courrier de compte rendu au médecin et à la personne afin que les informations puissent être consultées par la psychologue et le médecin.
  • Envoi des courriers aux bénéficiaires après validation du médecin
  • Préparation des salles selon les besoins et rangement
  • Vérification de la bonne tenue des salles d’activité (cuisine…) et nettoyage bi mensuel du frigidaire

 

Votre profil

 

Bac/Bac pro secrétariat – 2 ans d’expérience dans une activité similaire

Expérience en accueil physique et téléphonique.

 

Savoir-faire et savoir-être

 

Organisation, rigueur et méthodologie.

Maitriser les outils bureautiques et informatiques dont les outils collaboratifs

Sens de l’accueil.

Discrétion.

En résumé

Type de contrat : CDI

Date : Dès que possible


Durée de travail : temps partiel

Equivalent temps plein : 14 heures par semaine

Horaires : 4 demi-journées de 3h30 – à définir


Déplacements : départementaux


Contact : Sandrine MONTMITONNET; sandrine.montmitonnet@cpbvaarennes.fr

Qui sommes-nous
Qui sommes-nous

Les centres de prévention Bien vieillir Agirc-Arrco sont des associations Loi 1901, gouvernées par les Institutions de retraite complémentaire Agirc-Arrco, s’adressant aux personnes retraitées et aux actifs de plus de 50 ans, ainsi qu’à leurs conjoints et aidants familiaux.

Les centres de prévention Bien vieillir Agirc-Arrco sont des lieux de promotion du bien vieillir où chaque bénéficiaire peut effectuer une évaluation personnalisée visant au repérage des risques liés à l’avancée en âge. À l’issue de celle-ci, le bénéficiaire reçoit des informations détaillées sur ses atouts, ses facteurs de risque  et les actions de prévention à mettre en place, notamment par des actions collectives.

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