Secrétaire d’accueil – Strasbourg

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Finalité du poste

Accueillir, renseigner et orienter les bénéficiaires du centre de prévention.

Contribuer au bon déroulement des activités du centre de prévention par un travail de support administratif.

Optimiser les plannings des équipes pour répondre aux objectifs de bilans annuels.

Vos missions

Accueillir, renseigner et orienter les bénéficiaires du centre de prévention.

Contribuer au bon déroulement des activités du centre de prévention par un travail de support administratif.

Optimiser les plannings des équipes pour répondre aux objectifs de bilans annuels.

La secrétaire d’accueil est sous l’autorité hiérarchique directe du médecin-directeur.

 

 

 

Missions principales

Accueil téléphonique & physique des personnes

  • Animer l’accueil physique : organisation de l’espace, réception, écoute des demandes et information sur le déroulement du parcours ;
  • Accueillir les bénéficiaires se présentant à leur rendez-vous pour le parcours de prévention ou pour les ateliers ;
  • Contrôler les accès et la circulation des personnes ;
  • Accompagner les bénéficiaires dans la prise en main des outils numériques, (prise de rendez-vous à distance et saisie informatique des réponses de l’auto-questionnaire) ainsi que leur apporter toutes les précisions sur le déroulement du parcours ;
  • Gérer l’accueil téléphonique.

 

Gestion des rendez-vous des bénéficiaires

  • Traiter les coupons reçus via le courrier et le site internet ;
  • Créer les dossiers administratifs des bénéficiaires ;
  • Contacter les bénéficiaires et leur proposer des rendez-vous téléphoniques dans les plus brefs délais ;
  • Confirmer les rendez-vous, communiquer les informations et les documents préparatoires ;
  • Participer à la gestion des inscriptions des actions collectives (prises de rendez-vous et inscriptions sur le planning, enregistrement des règlements des bénéficiaires).

 

Suivi des activités du centre et reporting

  • Renseigner les outils internes pour le suivi quotidien des activités du centre (tableaux de bord) : bilans réalisés, annulés, restant à effectuer, coupons en attente… ;
  • Actualiser les informations mises à la disposition du public.

 

Votre profil

Bac/Bac pro secrétariat.

Et/ou expérience de 2/3 ans dans une activité similaire.

 

 

 

Savoir-faire et savoir-être

Compétences techniques (savoir-faire) :

  • Comprendre les enjeux de l’activité
  • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques dont les outils collaboratifs
  • Avoir le sens de l’anticipation et de l’initiative
  • Avoir un forte capacité d’organisation, de rigueur et de méthode

 

Compétences comportementales (savoir-être) :

  • Sens des relations humaines, sens du client et du service 
  • Réactivité 
  • Dynamisme 
  • Discrétion 
  • Maîtrise de soi et gestion du stress 
  • Travailler en équipe : communiquer et partager 
  • Savoir faire preuve de diplomatie
En résumé

Type de contrat : CDI

Durée du contrat : 6 mois

Date : Dès que possible


Durée de travail : temps partiel

Equivalent temps plein : 0,5 ETP

Horaires : 8h30-12h30 13h30-16h30


Déplacements : aucun


Contact : Catherine Arnold

Qui sommes-nous
Qui sommes-nous

Le centre de prévention est une association de Loi 1901 portée par des institutions de retraite complémentaire, dont l’objectif est de proposer une offre conseil et d’orientation en matière de prévention, d’accompagnement et d’éducation à la santé, aux retraités et aux cotisants âgés de 50 ans et plus, ainsi qu’à leur conjoint.

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