Finalité du poste
Accueillir, renseigner et orienter les bénéficiaires du centre de prévention.
Contribuer au bon déroulement des activités du centre de prévention par un travail de support administratif.
Optimiser les plannings des équipes pour répondre aux objectifs de bilans annuels.
Vos missions
La secrétaire médicale est sous l’autorité hiérarchique directe du médecin-directeur.
Missions principales
Accueil téléphonique & physique des personnes
- Animer l’accueil physique : organisation de l’espace, réception, écoute des demandes et information sur le déroulement du parcours ;
- Accueillir les bénéficiaires se présentant à leur rendez-vous pour le parcours de prévention ou pour les ateliers ;
- Contrôler les accès et la circulation des personnes ;
- Accompagner les bénéficiaires dans la prise en main des outils numériques, (prise de rendez-vous à distance et saisie informatique des réponses de l’auto-questionnaire) ainsi que leur apporter toutes les précisions sur le déroulement du parcours ;
- Gérer l’accueil téléphonique.
Gestion des rendez-vous
- Traiter les coupons reçus via le courrier et le site internet ;
- Créer les dossiers administratifs des bénéficiaires ;
- Contacter les bénéficiaires et leur proposer des rendez-vous téléphoniques dans les plus brefs délais ;
- Confirmer les rendez-vous, communiquer les informations et les documents préparatoires ;
- Participer à la gestion des inscriptions des actions collectives (prises de rendez-vous et inscriptions sur le planning, enregistrement des règlements des bénéficiaires).
Suivi des activités du centre et reporting
- Renseigner les outils internes pour le suivi quotidien des activités du centre (tableaux de bord) : bilans réalisés, annulés, restant à effectuer, coupons en attente… ;
- Actualiser les informations mises à la disposition du public.
Votre profil
Vous êtes titulaire d’un bac professionnel secrétariat et/ou avez une expérience minimale de 2-3 ans sur une activité similaire.
Savoir-faire et savoir-être
Compétences techniques (savoir-faire) :
- Comprendre les enjeux de l’activité
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques dont les outils collaboratifs
- Avoir le sens de l’anticipation et de l’initiative
- Avoir un forte capacité d’organisation, de rigueur et de méthode
Compétences comportementales (savoir-être) :
- Sens des relations humaines, sens du client et du service
- Réactivité
- Dynamisme
- Discrétion
- Maîtrise de soi et gestion du stress
- Travailler en équipe : communiquer et partager
- Savoir faire preuve de diplomatie
En résumé
Type de contrat : CDD
Durée du contrat : 6 mois
Date : 15/03/2021 au 14/09/2021
Durée de travail : temps complet
Horaires : 9h - 12h / 13h - 17h
Déplacements : aucun
Contact : Nadine Léon-Colin
Qui sommes-nous
Le centre de prévention est une association de Loi 1901 portée par des institutions de retraite complémentaire, dont l’objectif est de proposer une offre conseil et d’orientation en matière de prévention, d’accompagnement et d’éducation à la santé, aux retraités et aux cotisants âgés de 50 ans et plus, ainsi qu’à leur conjoint.
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